BPO・制作サポート

案件概要：金融機関のカタログ、パンフレット、チラシなどの情報更新

金融機関の金利、手数料などのサービス変更に伴い、カタログ、パンフレット、チラシなど印刷物の変更指示書を作成します。サービス変更は年間通して定期的に行われ、各種1000件以上の印刷物が更新の対象になります。
この案件でゼロメガが任された作業は、変更指示書作成のために必要な書類の整理と内容の確認、指示書の原稿作成とオンライン入力、制作会社や印刷会社へのデータ送信、出来上がったカンプの校正・校閲のほか、作業全体の進行管理など多岐にわたります。また、印刷物の種類が多く作業量は膨大であるため、年間を通して安定的な運営も求められます。

業務の特徴：高度なセキュリティ

クライアント様企業の社員様との接触が多いBPO案件で、かつクライアント様が金融機関であることから、情報漏えいがないように高いセキュリティが求められています。執務室は予め登録された限られた人員のみ入室可能、私物は専用ロッカーに入れ、自身の貴重品以外の持ち込みは禁じられています。
ゼロメガは、Pマークを取得しているため、情報管理上の留意点は心得ているとお客様から期待されていると伺っていました。情報セキュリティ面では、できる限り各社様のご要望に応じた対策を講じており、また、そういった対策や条件に対応できる人材をそろえることができます。当社はフリーランス登録者の採用に際しても「各種規定、ルール規約の順守など」を契約条項に盛り込むなど、セキュリティやコンプライアンスの強化に努めています。

ご依頼の経緯

昨今はSNSが盛んに使われ、企業の活動や商品に対しても、一般ユーザーから様々な情報が発信されています。このケースは、クライアント様が過去に実施したアンケートを巡り、SNSで多くの批判を受けたことが発端となりました。そのため、新たにアンケートを実施する際に、当社のお客様（印刷会社）に対し、自社の評判やアンケート内容に関する投稿、批判的な言葉が出回っていないかなどを調べるよう、依頼されてきたのです。
とくに今回、クライアント様側はマイナスイメージの払拭やイメージ改善のための資料作成を目的として、ゼロメガへ現状の自社、自社商品への評価や意見の情報収集を要望されており、こうした業務は校正・校閲の事実確認（ファクトチェック）作業と重なる領域が多いため、それが得意で実績もあるゼロメガに白羽の矢が立ったようです。

業務内容：［SNS調査・報告］作業

作業はまず、アンケート内容の詳しいヒアリングから始めました。そのうえで、調査を依頼されたクライアント様に、アンケートについてSNSの投稿で使われると予想されるキーワードを選定していただき、Instagramで検索。探し出した投稿内容は画像キャプチャとして保存し、アクセスリンク先を報告書（PowerPoint）にまとめていきました。SNS上の膨大な情報から、あらかじめ定めたルールに基づいて効率的に必要な投稿を抽出・整理する力は、校正・校閲業務で培った正確性と緻密さがあってこそ。お客様のご要望の調査粒度で、すべての作業を約1か月で完了しました。

案件概要：業務全体の効率化をお手伝い

ゼロメガは、多くの企業のお中元やお歳暮のカタログを作っているお客様（印刷会社）から、BPO案件として、カタログ原稿の校正とその周辺業務を一括受注しています。お客様の「印刷などの中核業務にリソースを集中させて効率を上げるため、校正など専門性の高い業務はまとめて外注したい」というご要望に応えたものです。
当社が行っているのは、原稿整理やその不備などを巡るカタログ参画企業とのやり取りや、DTP制作オペレーターへの指示書の作成、カンプの校正、DTP制作と日々の業務の進捗確認などです。どの業務においても一つのミスがその後の工程に影響するため、気が抜けません。

作業上の工夫：担当業務ごとにチームを編成

カタログ参画企業は300社以上あり、各企業から五月雨式に次々と原稿や情報が流れ込んできます。それによる混乱を防ぐため、当社は、作業現場に「事務局運営」のほか「原稿作成」「原稿整理」「DTP制作」「校正」を担当するチームをそれぞれ設けて、業務がスムーズに進むように工程設計しています。ただ、こうしたチーム編成を有効に機能させるには、チーム間の連携が不可欠です。このため、各チームにリーダーをおいて円滑なチーム運営を行うとともに、必要があればチームの枠を超えてコミュニケーションを取り合っています。お客様にも毎日状況を共有し、課題を解決することでミスのない業務運営に努めています。

ご依頼の背景

インタビュー記事を作成するため、お客様がインタビュー動画をもとに会話内容のテキストデータ化を試みておられましたが、聞き取りにくい音声を判断したり、「あー」や「えっと…」などの不要な言葉を取り除いたりする作業に苦戦しておられました。自動文字起こしソフトも試されたようですが、起こしたテキストに誤字脱字が散見されたため、ゼロメガへ「動画から直接、精度のよいテキストデータを作成してくれないか」というご相談をいただきました。

文字起こしの作業フロー

ゼロメガではまず、お客様にインタビュー内容（ジャンル）やインタビュアーと回答者の関係性などについてヒアリングを行い、文章のテイストやインタビューに出てくるテーマに特有の用語、配慮事項などを把握します。
文字起こし作業は、音声を聞き取りながらテキストデータを作成していく従来の方法と、文字起こしアプリ（ソフト）を使用して作成したテキストデータと音声を照合して、精度を高める方法があります。
今回は、動画の音質がそれほど悪くなかったため、後者のアプリを使用した文字起こし方法を採用。自動抽出したテキストと音声を照合しながら確認を進めました。正確な文字表記にするため、専門用語や固有名詞は調べて、正しい表記でテキスト化します。また、文意に適していない表記や表現もあるため、その言葉の重要性やニュアンスを汲み取りつつ、漢字やカタカナを選択する配慮も欠かせません。聞き取りにくい箇所は、スロー再生などで何度も聞き直し、テキストの精度を高めていきます。どうしても聞き取れない箇所は、「〓（ゲタ）」を記して報告し、お客様のご判断を仰ぎます。

動画の文字起こしは、発言時のタイムスタンプ（〇〇：〇〇）もあわせて記録します。タイムスタンプは、次のお客様の作業において、動画のどの時点の発言か確認するために必要な要素です。
動画や音源からの文字起こしは、情報ジャンルや文意にふさわしい表記を意識し整文すること、また、お客様が素材として使いやすいかたちに仕上げることを目標に取り組んでいます。